Betaalde arbeid en vrijwilligers­werk

Top 4 vormen van werkgeverschap
Er zijn verschillende vormen van werkgeverschap te onderscheiden. Dit kan bijvoorbeeld op basis van vrijwilligersvergoeding. Ook inhuur van een ZZP’er en freelancer komt steeds vaker voor. Tot slot kunnen personen ook in loondienst worden genomen. Iedere vorm van werkgeverschap kent specifieke kenmerken. Hieronder staan de vier meest voorkomende vormen van werkgeverschap voor sportclubs op een rijtje:

Natuurlijk vergt het tijd, energie en kosten, maar het opleiden en waarderen van je kader betaalt zich uiteindelijk wel uit. Bij Gymnastiekvereniging Sportlust uit Enschede werd de afgelopen jaren een flinke professionaliseringsslag op gang gebracht. Inmiddels hebben alle trainers die per week meer dan vijf uur lesgeven via een verloningssysteem, een arbeidscontract. Lees in dit artikel hoe zij het traject zijn aangevlogen. Wil jouw club ook aan de slag met een (ander) verloningssysteem, lees dan de mogelijkheden op deze site en neem contact op met jouw accountmanager.

Vrijwilligers­vergoeding

Nederland is een uniek land waar het gaat om het verenigingsleven. Clubs bestaan dankzij de inzet van vrijwilligers die bijvoorbeeld lesgeven, activiteiten organiseren of meehelpen bij een wedstrijd. Daarmee neemt de club een belangrijke plek in binnen de maatschappij. Wij geven je graag meer inzicht in het begrip vrijwilliger en de vrijwilligersbeloning die hierbij kan worden toegekend.

Wanneer is iemand wettelijk gezien een vrijwilliger?

  • Geen marktconforme vergoeding ontvangt, ofwel, de vergoeding staat niet in verhouding tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk;
  • Er geen sprake is van gezagsverhouding;
  • Niet beroepshalve uitvoeren van werkzaamheden.

Je kan vrijwilligers een vergoeding geven voor de uitgevoerde vrijwilligersactiviteiten. Er zijn twee soorten te onderscheiden:
1. Daadwerkelijk gemaakte kosten
2. Een financiële vergoeding

1. Daadwerkelijk gemaakte kosten
Voor het vergoeden van werkelijk gemaakte kosten geldt geen limiet. Als de vergoeding van de werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten boven de maximum normbedragen uitkomen, dient men de vergoeding wel op te geven aan de Belastingdienst. Deze vergoeding is echter alleen belast als niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven.

Bij daadwerkelijk gemaakte kosten kun je denken aan zakelijke kosten zoals reiskosten, werkkleding en laptop. Deze kosten moeten aangetoond kunnen worden met een betaalbewijs.

Voor het vergoeden van werkelijk gemaakte kosten geldt geen limiet. Als de vergoeding van de werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten boven de maximum normbedragen uitkomen, dient men de vergoeding wel op te geven aan de Belastingdienst. Deze vergoeding is echter alleen belast als niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven.

2. Financiële vergoeding
Met een vaste vrijwilligersvergoeding hoeft de vrijwilliger niet te bewijzen dat er kosten zijn gemaakt en voorkomt de club veel rompslomp met bonnetjes. De vergoeding kan bestaan uit:

  • Geld;
  • Vrij besteedbare cadeaubonnen;
  • Kilometervergoeding;
  • Vacatiegelden voor bestuursleden voor het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen.

Maximale bedragen vrijwilligersvergoeding 2024
De onderstaande maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoedingen. Denk bijvoorbeeld ook aan de vergoedingen in natura zoals het verstrekken van sportkleding, bijdrage aan een opleiding of een presentje.

  • € 2.100,- per jaar, € 210,- per maand (10 maanden);
  • Jonger dan 21 jaar: max. € 3,25 per uur tot een maximum van € 210,- per maand en € 2.100,- per jaar;
  • 21 jaar en ouder: max. € 5,50 per uur tot een maximum van € 210,- per maand en € 2.100,- per jaar;
  • De vergoeding per uur, per maand als per jaar mag niet hoger zijn dan de genoemde bedragen.

Ontvangt een vrijwilliger meer dan de vastgestelde bedragen, dan kan de Belastingdienst de club aanslaan voor het betalen van loonbelasting en andere heffingen. Als de vrijwilliger ook maar één euro boven de onderstaande bedragen uitkomt, dan is het hele bedrag belast. Bij het overschrijden van het bedrag is loonheffing van toepassing.

Voorbeeld vrijwilligersvergoeding
De trainer-coach is 25 jaar oud en geeft als vrijwilliger 10 maanden 50 uur per maand les bij een gymclub. De trainer-coach ontvangt een vergoeding van € 2.100,-. Dit bedrag wordt in 1 keer aan de trainer-coach overgemaakt. De vergoeding bedraagt € 5,50,- per uur. Deze vergoeding staat niet in verhouding tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk dat de trainer-coach doet. Ook het maandmaximum van € 210,- en het jaarmaximum van € 2.100,- worden niet overschreden. Het betreft een vrijwilligersvergoeding. De club hoeft over deze vergoeding dus geen loonheffingen in te houden en af te dragen.

Voorbeeld geen vrijwilligersvergoeding
De trainer-coach is vrijwilliger bij een gymclub en ouder dan 21 jaar. Hij ontvangt een vergoeding van € 4,35,- per uur. Daarnaast declareert hij zijn reiskosten. De trainer-coach ontvangt hiervoor iedere week € 52,-. Per maand ontvangt de trainer-coach € 225,-. Dat is meer dan het maximum van € 210,- per maand en dus is er geen sprake van vrijwilligersvergoeding.

Bij het bovenstaande voorbeeld overschrijdt de vergoeding de maximale vergoeding die onder de vrijwilligersregeling valt. De vergoeding moet in de belastingheffing worden betrokken. Wat is er van toepassing voor bovenstaande situatie: 

  • Loon uit dienstbetrekking: de vergoeding is aan te merken als loon uit dienstbetrekking. De club moet in dit geval loonheffing inhouden en afdragen.
  • Uitbetaalde bedragen aan derden (UBD): de club heeft iemand betaald voor bepaalde werkzaamheden of diensten die niet bij de club in loondienst is en ook niet werkt in het kader van een onderneming of zelfstandig beroep. De club zal de informatie over die uitbetaling uit 2023 bij de Belastingdienst vóór 1 februari 2024 moeten aanleveren.

De club levert de volgende gegevens aan in de opgaaf UBD:

  • Het bedrag dat de club heeft uitbetaald. Zijn er meerdere bedragen uitbetaald, dan mag je die bij elkaar optellen;
  • De datum van uitbetaling. Je mag ook 31-12-2023 invullen;
  • De naam, het adres, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN) van de persoon aan wie de club heeft uitbetaald.

Uitbetaalde bedragen aan derden (UBD)

Lees verder

Uitbetaling aan Derden

Vervanging van de IB-47
In de wet is altijd al een verplichting opgenomen geweest om via het zogenoemde IB-47 formulier financiële informatie aan de Belastingdienst te verstrekken over aan derden uitbetaalde bedragen en verstrekkingen in natura. Onder die ‘IB-47 regeling’ stond de wet niet toe het Burgerservicenummer (BSN) van derden aan de Belastingdienst te verstrekken. Doordat het BSN bij de informatie ontbreekt kan de Belastingdienst de aangeleverde gegevens moeilijk verwerken in de administratieve systemen. Om de verwerking van de gegevens soepel te laten verlopen is een uitgebreidere meldplicht ingevoerd waarbij de gegevens met het BSN moeten worden verstrekt.

De nieuwe meldplicht, ook wel renseigneringsverplichting genoemd, is per 1 januari 2022 ingegaan. De nieuwe meldplicht is daarmee breder dan de IB-47 regeling en brengt extra administratieve verplichtingen voor bedrijven maar dus ook sportclubs met zich mee.

De Belastingdienst heeft een uitgebreid document gepubliceerd met vragen en antwoorden over de uitbetaalde bedragen aan derden (UBD).

Download

Voorbeeld renseignerings­verplichting (vervangt IB47-melding)
Een gymclub huurt eenmalig een docent in om een vangcursus te geven die daarvoor door de club betaald wordt. Er is geen formele werknemer-werkgeverrelatie tussen de docent en de club. De docent geeft dan wel de cursus, maar heeft geen bedrijf of een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en stuurt voor het geven van de cursus geen factuur.

Bij dit soort opdrachten is de vrijwilligersvergoeding vaak niet toereikend omdat het bijvoorbeeld het maximale uurbedrag overschrijdt. Door de Belastingdienst wordt dit gezien als een ‘relatief kleine klus’, die echter wel opgegeven dient te worden. Tot 1 januari 2021 kon daarvoor het IB47-formulier (opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden) voor worden gebruikt. Door de komst van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het gebruik van het BSN-nummer op het IB47-formulier niet meer toegestaan. Een deel van het IB47-formulier is per 1 januari 2021 te vervangen door de renseigneringsverplichting.

Op de website van de Belastingdienst vind je hierover meer informatie. Zoek op ‘Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derden’ voor nadere uitleg.

Lees verder

ZZP’er/­freelancer

Heeft jouw club specifieke expertise nodig zoals een nijntje beweegcoach of een clubkadercoach dan is voor dit soort functies een ZZP-er/freelancer vaak een goede oplossing aangezien deze constructie de club zowel kwaliteit als flexibiliteit brengt. Maar ook trainer-coaches werken steeds vaker op ZZP/freelance basis. 

De betekenis van freelance en zzp is hetzelfde. Er wordt gewerkt voor verschillende opdrachtgevers en er is geen dienstverband met de opdrachtgevers.  
 
Als jouw club een ZZP’er wil inzetten mag er geen sprake zijn van enige vorm van schijnzelfstandigheid. Schijnzelfstandigheid verwijst naar de situatie waarin een zzp’er feitelijk als werknemer werkt, maar als zelfstandige wordt behandeld. Als een zzp’er als schijnzelfstandige wordt beschouwd, kan dit leiden tot juridische en fiscale gevolgen voor zowel de zzp’er als de opdrachtgever. Lees meer over de wet DBA (deregulering beoordeling arbeidsrelaties) op de website van de KVK.

 
ZZP’er inhuren  

  • Bij de inhuur van ZZP’ers is geen sprake van een dienstbetrekking, maar van een overeenkomst van opdracht; 
  • De arbeidsrelatie tussen de ZZP’er en de club dient te worden vastgelegd in een modelovereenkomst*. 

*De WOS (Werkgevers in de Sport) heeft speciaal voor de sportsector verschillende modelovereenkomsten ontwikkeld. Deze vind je hier. 

Voor jouw club heeft inhuur van een ZZP’er een aantal voordelen omdat je opdrachtgever bent en geen werkgever: 

  • Je hoeft de ZZP’er alleen in de huren wanneer het nodig is; 
  • Er is geen sprake van een doorbetalingsverplichting; 
  • Je hebt geen verplichting om loonbelasting en sociale premies te betalen; 
  • Je hebt geen verplichting om een loonadministratie bij te houden. 

 

ZZP’er verlonen  
Jouw club kan ook besluiten om gebruik te maken van sportverloning.nl. Trainer-coaches, clubkadercoaches en/of verenigingsmanagers ontvangen een fictief dienstverband bij sportverloning. De club fungeert als opdrachtgever, bepaalt het uurtarief en maakt met de medewerkers afspraken over het werk dat zij voor de club verrichten. Dit kan worden vastgelegd in een goedgekeurde modelovereenkomst via de website van sportverloning. 

Sportverloning.nl ondersteunt ZZP’ers bij de facturatie en het afdragen van verplichte belastingen en verzekeringen. Zij nemen het administratieve gedeelte voor ZZP’ers uit handen.  

Lees verder

Professionals in loondienst

Steeds vaker worden professionals bij sportclubs betrokken. Denk bijvoorbeeld aan verenigingsmanagers, accommodatiebeheerders en trainers-coaches. Hier komt echter wel een stuk werkgeverschap bij kijken, wat voor een club vaak nieuw is en complex kan zijn.

  • De werknemer verricht persoonlijke arbeid gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst;
  • De werkgever betaalt loon in ruil voor de werkprestatie;
  • Er is sprake van een gezagsverhouding tussen werknemer en werkgever.

Besluit jouw club om personen in dienst te nemen, zorg dan voor een ondertekende arbeidsovereenkomst. Een arbeidsovereenkomst betekent dat de werkgever tot inhouding van loonbelasting en premies verplicht is.

Naast de manieren waarop je het werkgeverschap kan inrichten, zijn er meer onderwerpen op het gebied van werkgeverschap waar je rekening mee dient te houden. Denk bijvoorbeeld aan juridische en fiscale zaken. Besef dat het werkgeverschap tijd en expertise vraagt. Je kan besluiten om de salarisadministratie uit te besteden en zelfs het formeel werkgeverschap kan je uitbesteden aan bureaus die sportorganisaties ondersteunen.

Lees meer informatie op de website van:

Lees verder

FAQ

  • Moet je de afspraken met de vrijwilligers wel of niet vastleggen?

    Er zijn altijd afspraken die binnen de sportclub gelden waarvan het handig is om ze vast te leggen. Ook kan het verstandig zijn om afspraken over vergoedingen te onderbouwen en vast te leggen. Bij het vastleggen van de afspraken is het wel van belang om duidelijk voor ogen te hebben welke zaken men wil regelen en vastleggen. Afspraken met vrijwilligers hebben vaak een andere doelstelling en inhoud hebben dan afspraken met werknemers. Op sportwerkgever.nl staan modellen van arbeidsovereenkomsten en een vrijwilligersovereenkomst.

  • Moet de club een urenadministratie bijhouden van een vrijwilliger?

    Nee, de Belastingdienst verlangt niet dat vrijwilligersorganisaties een urenadministratie bijhouden ter onderbouwing van de vrijwilligersvergoeding. Overschrijdt men de maximale normbedragen per uur, maand en jaar dan zal de organisatie wel een urenadministratie moeten bijhouden omdat zij loonbelasting verschuldigd is.

  • Hoe registreer je de vrijwilligersvergoeding?

    Er is geen voorgeschreven registratie. Op sportwerkgever.nl is een voorbeeldmodel beschikbaar. Vindt een werkelijke kostenvergoeding plaats dan moeten de kostendeclaraties met de nota bij de administratie worden bewaard.

  • Mogen vrijwilligers die een bijstandsuitkering hebben een vrijwilligersvergoeding ontvangen?

    Ja, en sinds 1 april 2017 zijn deze bedragen zelfs gelijk aan die van andere vrijwilligers: een maximale vergoeding van € 190,- per maand en € 1.900,- per jaar (niveau 2023).

    Is de vrijwilliger jonger dan 27 jaar dan kan een vergoeding voor vrijwilligerswerk wél gevolgen hebben voor de hoogte van de uitkering. Dit hangt af van het soort vergoeding. Gaat het om een algemene kostenvergoeding, dan wordt er gekort op de uitkering. Bij een vergoeding voor daadwerkelijk gemaakte onkosten gebeurt dat niet.

  • Welke reiskostenvergoeding mag de club geven en hoe moet de vergoeding onderbouwd worden?

    Zowel de kosten voor het gebruik van eigen auto als de kosten voor het openbaar vervoer kunnen worden vergoed. Als de vrijwilliger met het openbaar vervoer reist zijn de kaartjes voor trein, bus, tram en taxi een legitieme onderbouwing. Bij het gebruik van de eigen auto kunnen vrijwilligers de werkelijke kosten per kilometer vergoed krijgen. Ook als dat hoger is dan de belastingvrije kilometervergoeding voor werknemers (€ 0,21 per km). Om inzicht te krijgen in de werkelijke kosten van een auto kan men de ANWB raadplegen. De ANWB heeft staatjes waarin voor bijna elk autotype wordt aangegeven wat de gebruikskosten zijn. Deze staatjes geven een goede indicatie en zijn als zodanig bruikbaar voor de onderbouwing van de kilometervergoeding.

    NB: maakt jouw club gebruik van de vrijwilligersvergoedingsregeling? Dan kan je daarnaast niet nog apart een reiskostenvergoeding verstrekken. De vrijwilliger wordt geacht deze onkosten vanuit de vrijwilligersvergoeding te betalen.

  • Wat moet de club doen als de vrijwilligersvergoeding hoger is dan de maximale normbedragen?

    Als de vrijwilligersvergoeding hoger is dan de maximale normbedragen zijn zowel de club als de vrijwilliger verplicht daarvan aangifte te doen. Als de maximale normbedragen worden overschreden en niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven, is men over het gehele bedrag belasting verschuldigd. Kijk op de site van de Belastingdienst voor meer informatie.

  • Wanneer wordt de vrijwilligersvergoeding belast als loon?

    Het kan zijn dat een vrijwilliger meer ontvangt dan de maximum bedragen. En dat het bedrag ook hoger is dan de door de vrijwilliger gemaakte kosten. De hele vergoeding is dan belast voor de inkomstenbelasting. De vrijwilliger geeft deze inkomsten op in de aangifte inkomstenbelasting. 

    Werkt de vrijwilliger bij verschillende organisaties als vrijwilliger? En krijgt de vrijwilliger per organisatie niet meer dan de maximumvergoeding, maar alles bij elkaar opgeteld wel? Dan moet de vrijwilliger de vergoedingen opgeven in de aangifte inkomstenbelasting en is de vergoeding belast met inkomstenbelasting tenzij de vergoeding de kosten dekt.

  • De club betaalt de KNGU opleiding voor de vrijwilliger. Valt deze ook onder de vrijwilligersregeling?

    Ja, ook de kosten van de opleiding moet bij de toetsbedragen worden opgeteld.

  • Valt het bijwonen van een vrijwilligersborrel georganiseerd door de club ook onder de vrijwilligersregeling?

    De waarde van een vrijwilligersborrel moet bij de toetsbedragen worden opgeteld. Uit pragmatische overwegingen kan de waarde van de vrijwilligersborrel worden gedeeld door het aantal genodigden en kan het bedrag per persoon bij de aanwezige vrijwilligers in aanmerking worden genomen.