FAQ

• De trainer-coach wil graag filmpjes en foto’s van de turnster(s) maken en via bijvoorbeeld whatsapp delen met ouders. Mag dat?

  Alleen wanneer een opname binnen de privésfeer van degene die de opname maakt blijft, geldt dat de AVG hierop niet van toepassing is. Dat is niet aan de orde, als de opnamen juist wel bedoeld zijn om te delen met anderen. In dat geval is de AVG dus wel van toepassing. En in dit geval is dan toestemming van degenen van wie de opnamen worden gemaakt nodig. Zeker wanneer de opnamen bijvoorbeeld in een groepsapp met meerdere ouders of via social media worden gedeeld is dat dermate privacygevoelig dat dit niet zonder toestemming van betrokkenen mag. Meer informatie over de AVG en fotografie lees je hier.

• Onze club wil de wedstrijd graag via een livestream uitzenden, mag dat?

  Ja, dat mag maar wees je bewust van het feit dat je persoonsgegevens verwerkt. Daardoor worden er eisen gesteld aan deze verwerking. Persoonsgegevens op internet moeten op dezelfde zorgvuldige wijze worden verwerkt als in de offlinewereld. Iedereen die persoonsgegevens op internet publiceert, ongeacht of dit een privépersoon is, een bedrijf, een instelling of een club, dient te voldoen aan de verplichtingen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Nederlandse Uitvoeringswet (AVG) oplegt. We verwijzen je graag naar de handleiding van de Nederlandse Stichting voor Vereniging en Recht waar je de belangrijkste regels kan lezen.

• Wat zijn de regels rondom het bewaren van in- en uitschrijfformulieren van leden?

  Er zijn AVG-regels opgesteld voor het bewaren van persoonsgegevens. In het vrijstellingsbesluit wordt een bewaartermijn aangehouden van twee jaar na het einde van het lidmaatschap. Dit is een richtlijn die je kunt aanhouden. Als je gegevens korter of langer wilt bewaren en kunt beargumenteren waarom je dat doet, dan kan dat. Het is een richtlijn en geen concrete termijn. Voor informatie die valt onder de fiscale bewaarplicht geldt een langere bewaartermijn, namelijk zeven jaar. Het is aan de club om zelf de bewaartermijn te bepalen en daarmee rekening te houden met de volgende punten:

  • bewaar de gegevens niet langer dan nodig;
  • wanneer de formulieren bewaard worden: zorg ervoor dat alleen de mensen hierbij kunnen die hierbij moeten kunnen. Bewaar de formulieren in mappen in een gesloten kast of digitaal in de cloud of op een stick die vervolgens wordt bewaard in een deugdelijk afgesloten ruimte (kast, lade, kluis);
  • de gegevens mogen zowel op papier als digitaal (gescand) bewaard blijven, als deze maar goed beveiligd zijn;
  • wanneer een lid volledig uitgeschreven is en dit administratief helemaal afgehandeld is en het lid bij de bond uitgeschreven is moeten het in- en uitschrijfformulier van dit lid vernietigd worden;
  • bij papieren in- en uitschrijvingen moeten de formulieren vernietigd worden. De formulieren niet vernietigd weggooien bij het (papier)afval is niet toegestaan;
  • papieren in- en uitschrijfformulieren waar een datum of handtekening van het lid op staat moeten worden bewaard. Dit om discussie te voorkomen of lid zich wel of niet heeft aan of afgemeld;
  • clubleden hebben altijd het recht om de club te vragen op welke wijze hun persoonsgegevens worden verwerkt en bewaard, om inzage te vragen in hun gegevens en om te vorderen dat de gegevens worden vernietigd.