Nieuwe ledensystemen ontzorgen

Bij het draaiende houden van een moderne en gezellige sportclub met leden van alle leeftijden en niveaus, hoort ook een passend ledenadministratiesysteem. Een systeem dat altijd accuraat is, dat de vrijwilligers zo veel mogelijk ontzorgt en waarin de gegevens van de leden veilig opgeslagen worden. Software die helemaal past bij de toekomstplannen van jouw gymclub! 

Uit onderzoek in 2018 bleek dat clubs meer keuzevrijheid wilden en toegang tot nieuwe en hedendaagse toepassingen voor de ledenadministratie. Bovendien voldoet het ledenadministratiesysteem van DigiMembers niet meer aan de toekomstige gebruikers- en veiligheidseisen. In AllUnited en Club-assistent zijn de nieuwe softwarepartners gevonden. 

Een nieuw ledensysteem is een goed moment om met bestuurders, trainers/coaches en vrijwilligers te kijken naar de toekomstwensen van de club. Want een ledenadministratiesysteem kan veel méér dan alleen het bijhouden van de ledengegevens. Professionaliseer en automatiseer meteen andere vrijwilligerstaken op het gebied van administratie, communicatie en organisatie voor maximale tijdwinst. Het mini-magazine geeft inzicht in de mogelijkheden van de nieuwe ledenadministratiesystemen. Het gebruik van het basispakket van één van deze twee leveranciers is onderdeel van het KNGU-lidmaatschap en kost de club niets. Voor aanvullende diensten sluit je een rechtstreeks contract af met de leverancier. De factuur ontvang je ook rechtstreeks van hen. 

Op 1 juli 2021 stopt de samenwerking tussen de KNGU en DigiMembers. Vanaf deze datum wordt de automatische koppeling van ledengegevens verbroken. Dit betekent niet alleen veel rompslomp, maar ook dat afdracht van de bondscontributie niet meer geautomatiseerd kan plaatsvinden. Voor de ingrijpende veelomvattende manuele afhandeling die daaruit voortkomt, inclusief het opmaken van de factuur, moeten door de KNGU helaas kosten in rekening worden gebracht aan de club. 

Voor alle vragen over het nieuwe ledensysteem bijvoorbeeld over de overgang van het ene naar het andere systeem, kun terecht bij Club-assistent of All United. Of haak aan bij een van de online bijeenkomsten. Voor andere vragen, die niet specifiek met het systeem te maken hebben, kun je bij de FAQ onderaan deze pagina of het serviceteam van de KNGU terecht via serviceteam@kngu.nl.

 

AllUnited

Club-assistent

FAQ

  • Wat zijn de voordelen van AllUnited en Club-assistent ten opzichte van DigiMembers?

    Zowel Club-assistent als AllUnited bieden de mogelijkheid om niet alleen de ledenadministratie, maar ook de financiële administratie en de communicatie met de leden, bijvoorbeeld via een app of nieuwsbrief, te onderhouden. Daarnaast kunnen onder andere ook digitaal eenvoudig in te vullen presentielijsten afgenomen worden of een nieuwe website. DigiMembers is een sec ledenadministratiesysteem, die biedt deze aanvullende mogelijkheden niet, ook niet in de toekomst

    Welke voordelen de partijen hebben, is aan de club zelf om te bepalen en afhankelijk van de wensen en behoeften van de club. Wij raden je aan om de onlinebijeenkomsten van beide partijen te volgen en je te verdiepen in de systemen. Neem eventueel contact op met een andere gymsportclub die al met AllUnited of Club-assistent werkt. En lees vooral de informatie op deze website en die van de aanbieders AllUnited en Club-assistent. Zij staan je ook graag te woord als je vragen hebt of alsnog een korte presentatie wenst.

  • Welk systeem is het beste?

    Tijdens een zoektocht naar adequate, nieuwe ICT-partners heeft de KNGU met een achttal ondernemingen gesproken. Na een uitgebreide kennismaking, een testfase én assistentie vanuit het clubpanel – waarin ervaringsdeskundigen vanuit de verenigingen zitten – werden twee nieuwe partijen gekozen: Club-assistent en AllUnited. De KNGU heeft heel veel vertrouwen in beide partijen. Kijk welke partij het beste bij jouw club past.

  • Wat zijn de kosten van het basispakket en de aanvullende modules?

    Het gebruik van het basispakket van één van deze twee leveranciers is onderdeel van het KNGU-lidmaatschap en kost de club niets. Voor aanvullende diensten sluit je een rechtstreeks contract af met de leverancier. De factuur ontvang je ook rechtstreeks van hen.

    De begeleiding bij het inrichten van jullie clubsysteem en het overzetten van de data wordt verzorgd door de gekozen leverancier, zonder tussenkomst van de KNGU. Voor de begeleiding kunnen kosten berekend worden. Dit is afhankelijk van het door de club aangeleverde bestand en de kennis van IT binnen de club. Informeer vooraf naar de aanleverspecificaties en eventuele begeleidingskosten.

  • Verandert er iets in de bondscontributie als mijn club overstapt?

    Nee, de bondscontributie blijft ongewijzigd.

  • Hoe verloopt de overstap naar AllUnited en Club-assistent?

    Beide leveranciers helpen je bij het overzetten van de clubdata naar het nieuwe systeem. Zorg voor een zo compleet en opgeschoond mogelijk ledenbestand. Alle gegevens worden geautomatiseerd overgezet naar het nieuwe systeem door de leverancier. Echter, omdat de nieuwe basispakketten meer informatie uitvragen, zal ontbrekende informatie die niet in DigiMembers staat, per lid door de club moeten worden aangevuld. Het overzetten van de basisadministratie heeft een doorlooptijd van ongeveer drie weken. Zowel voor de overstap met alleen een basisadministratie, als voor het inrichten van eventuele extra modules, is affiniteit met IT gewenst.

  • Moeten de gegevens van de leden opnieuw worden ingevoerd?

    Beide leveranciers helpen je bij het overzetten van de clubdata naar het nieuwe systeem. Zorg voor een zo compleet en opgeschoond mogelijk ledenbestand. Alle gegevens worden geautomatiseerd overgezet naar het nieuwe systeem door de leverancier. Echter, omdat de nieuwe basispakketten meer informatie uitvragen, zal ontbrekende informatie die niet in DigiMembers staat, per lid door de club moeten worden aangevuld.

  • Communiceren deze twee nieuwe ledensystemen met andere systemen zoals het aanvragen van beweegdiploma’s, aanvragen wedstrijdpaspoorten, inschrijven wedstrijden etcetera?

    Ja, de gegevens van de leden uit de ledenadministratiepakketten worden via een koppeling bij de KNGU beschikbaar gesteld en kunnen zodoende voor andere processen gebruikt worden.

  • Waar kan ik nog meer informatie vinden over de ledenadministratiesystemen?

    Er is een mini-magazine ontwikkeld met informatie voor alle clubbestuurders/vrijwilligers die zich bezighouden met de ledenadministratie en het contributiebeleid. Het magazine is te downloaden. Wil je het liever per post ontvangen, stuur dan een mailtje naar serviceteam@kngu.nl met jouw gegevens.  

    Daarnaast kun je je inschrijven voor de online informatieavonden van AllUnited en Club-assistent. Hier ontvang je meer informatie over beide ledenadministratiepakketten.  

  • Moeten we als club verplicht overstappen op AllUnited of Club-assistent?

    Ja want na 1 juli is de ledenadministratie van de KNGU via een interface gekoppeld aan de twee nieuwe leveranciers, All United en Club-assistent, en niet meer aan DigiMembers. De koppeling zorgt ervoor dat een aantal handige zaken automatisch geregeld zijn: 

    • De ledenadministratiegegevens van jouw club komen automatisch in het systeem van de KNGU;
    • De factuur voor de KNGU-bondscontributie, die clubs per kwartaal ontvangen, is gebaseerd op een up-to-date uitwisseling van gegevens tussen de club en de KNGU;
    • De sporters van jouw club zijn verzekerd als zij op de club sporten en/of deelnemen aan clubverwante activiteiten, dit geldt ook voor het buitensporten in coronatijd; 
    • De geregistreerde leden mogen deelnemen aan KNGU-wedstrijden;
    • De club voldoet aan de regels rondom accountancy.
  • Wat zijn de gevolgen als onze club nog niet over is gestapt voor 1 juli?

    Is je club op 1 juli 2021 nog niet overgestapt? Dan zijn er twee belangrijke gevolgen om rekening mee te houden: De functionaliteit in DigiMembers die zorgt voor snelle en automatische migratie van ledengegevens, bestaat na 1 juli niet meer. De gegevens worden na deze datum in een excelbestand overgedragen aan de club waarna de club de ledengegevens handmatig moet invoeren in een statisch document. Dit betekent niet alleen veel rompslomp, maar ook dat afdracht van de bondscontributie niet meer geautomatiseerd kan plaatsvinden. Voor de ingrijpende veelomvattende manuele afhandeling die daaruit voortkomt, inclusief het opmaken van de factuur, moeten door de KNGU helaas kosten in rekening worden gebracht aan de club.