Ledensystemen
Bij het draaiende houden van een moderne en gezellige sportclub met leden van alle leeftijden en niveaus, hoort ook een passend ledenadministratiesysteem. Een systeem dat altijd accuraat is, dat de vrijwilligers zo veel mogelijk ontzorgt en waarin de gegevens van de leden veilig opgeslagen worden. Software die helemaal past bij de toekomstplannen van jouw gymclub!
AllUnited en Club-assistent zijn de softwarepartners van de KNGU
Een nieuw ledensysteem is een goed moment om met bestuurders, trainers/coaches en vrijwilligers te kijken naar de toekomstwensen van de club. Want een ledenadministratiesysteem kan veel méér dan alleen het bijhouden van de ledengegevens. Professionaliseer en automatiseer meteen andere vrijwilligerstaken op het gebied van administratie, communicatie en organisatie voor maximale tijdwinst. Het mini-magazine geeft inzicht in de mogelijkheden van de nieuwe ledenadministratiesystemen. Het gebruik van het basispakket van één van deze twee leveranciers is onderdeel van het KNGU-lidmaatschap en kost de club niets. Voor aanvullende diensten sluit je een rechtstreeks contract af met de leverancier. De factuur ontvang je ook rechtstreeks van hen.
Voor alle vragen over ledenadministratiesystemen kun terecht bij Club-assistent of All United. Voor andere vragen, die niet specifiek met het systeem te maken hebben, kun je bij de FAQ onderaan deze pagina of het serviceteam van de KNGU terecht via serviceteam@kngu.nl.
FAQ
-
Welk systeem is het beste?
Tijdens een zoektocht naar adequate, nieuwe ICT-partners heeft de KNGU met een achttal ondernemingen gesproken. Na een uitgebreide kennismaking, een testfase én assistentie vanuit het clubpanel – waarin ervaringsdeskundigen vanuit de verenigingen zitten – werden twee nieuwe partijen gekozen: Club-assistent en AllUnited. De KNGU heeft heel veel vertrouwen in beide partijen. Kijk welke partij het beste bij jouw club past.
-
Wat zijn de kosten van het basispakket en de aanvullende modules?
Het gebruik van het basispakket van één van deze twee leveranciers is onderdeel van het KNGU-lidmaatschap en kost de club niets. Voor aanvullende diensten sluit je een rechtstreeks contract af met de leverancier. De factuur ontvang je ook rechtstreeks van hen.
De begeleiding bij het inrichten van jullie clubsysteem en het overzetten van de data wordt verzorgd door de gekozen leverancier, zonder tussenkomst van de KNGU. Voor de begeleiding kunnen kosten berekend worden. Dit is afhankelijk van het door de club aangeleverde bestand en de kennis van IT binnen de club. Informeer vooraf naar de aanleverspecificaties en eventuele begeleidingskosten.
-
Communiceren deze twee nieuwe ledensystemen met andere systemen zoals het aanvragen van beweegdiploma’s, aanvragen wedstrijdpaspoorten, inschrijven wedstrijden etcetera?
Ja, de gegevens van de leden uit de ledenadministratiepakketten worden via een koppeling aan de KNGU beschikbaar gesteld en kunnen zodoende voor andere processen en systemen gebruikt worden.
-
Waar kan ik nog meer informatie vinden over de ledenadministratiesystemen?
Er is een mini-magazine ontwikkeld met informatie voor alle clubbestuurders/vrijwilligers die zich bezighouden met de ledenadministratie en het contributiebeleid. Het magazine is te downloaden. Wil je het liever per post ontvangen, stuur dan een mailtje naar serviceteam@kngu.nl met jouw gegevens.
-
Moeten we als club verplicht een overeenkomst afsluiten bij AllUnited of Club-assistent?
Ja want de ledenadministratie van de KNGU is via een interface gekoppeld aan deze twee leveranciers, AllUnited en Club-assistent. De koppeling zorgt ervoor dat een aantal handige zaken automatisch geregeld zijn:
- De ledenadministratiegegevens van jouw club komen automatisch in het systeem van de KNGU;
- De factuur voor de KNGU-bondscontributie, die clubs per kwartaal ontvangen, is gebaseerd op een up-to-date uitwisseling van gegevens tussen de club en de KNGU;
- De sporters van jouw club zijn verzekerd als zij op de club sporten en/of deelnemen aan clubverwante activiteiten, dit geldt ook voor het buitensporten in coronatijd;
- De geregistreerde leden mogen deelnemen aan KNGU-wedstrijden;
- De club voldoet aan de regels rondom accountancy.