DigiMembers niet langer verplicht, verenigingen kunnen overstappen

Tijd rijp voor nieuwe softwareoplossingen

Ze bieden de mogelijkheid om niet alleen de ledenadministratie, maar ook de financiële administratie en de communicatie met de leden, bijvoorbeeld via een app of nieuwsbrief, te onderhouden. Maar bijvoorbeeld ook het afnemen van digitaal eenvoudig in te vullen presentielijsten, geautomatiseerde lesplanningen en een website behoort tot de mogelijkheden. Kortom; AllUnited en Club-assistent, de nieuwe softwarepartners van de KNGU, ontzorgen.

Tot voor kort moesten verenigingen verplicht hun ledenadministratie invoeren in het voor de gymnastiekunie ontworpen DigiMembers. Die verplichting wordt begin 2020: losgelaten, in de toekomst kunnen verenigingen ook kiezen, naast Digimembers, voor de softwarepakketten van AllUnited en Club-assistent.

DigiMembers is gratis, en ook AllUnited en Club-assistent zijn dat voor wat betreft hun basispakket. Maar de nieuwe aanbieders kunnen clubs tegen bijbetaling echter nog verder ontzorgen op het gebied van onder meer websites, apps en financiële administratie. Er is een aantal modules beschikbaar. Verenigingen kunnen, afhankelijk van hun behoeften, zelf pakketten samenstellen.

Peter Bus, namens de KNGU: ,,Verenigingen hoeven ook niet bang te zijn dat ze alle gegevens opnieuw moeten invoeren, dat gaat allemaal vrij geruisloos. Het nieuwe aanbod geeft clubs vooral veel meer mogelijkheden. Als een vereniging op zoek is naar een website met een goed crm-systeem, of meer hulp bij de financiële administratie wil, is dit een goede aanleiding deze stap nu te zetten. Communicatie met de leden, en met ons, wordt dankzij de nieuwe aanbieders veel makkelijker. Clubs hebben de keus uit diverse pakketten en modules, die ze tegen betaling kunnen toevoegen.’’

De KNGU heeft grote verwachtingen van de nieuwe stap. ,,We hebben hier in het verleden al veel vragen over gehad, testgebruikers zijn enthousiast en toen we clubs vertelden dat we dit overwogen, waren de reacties ook erg positief. De tijd was er duidelijk rijp voor.’’

Tijdens een zoektocht naar adequate, nieuwe ICT-partners ging de KNGU de afgelopen maanden met een achttal ondernemingen in gesprek. Na een uitgebreide kennismaking, een testfase én assistentie vanuit het clubpanel – waarin ervaringsdeskundigen vanuit de verenigingen zitten – werden twee nieuwe partijen gekozen: AllUnited en Club-assistent. Die stellen zich hier voor, zodat clubs zelf een keuze kunnen maken. De overstap is overigens niet verplicht, DigiMembers blijft ongewijzigd in de lucht.

AllUnited

,,Wij bieden een software-oplossing op het gebied van relatie-administratie, financiële administratie, organisatie en communicatie, in de cloud’’, aldus directeur William van Rijn van AllUnited, die enthousiast is over de overeenkomst met de KNGU. ,,Clubs kunnen natuurlijk hun ledenadministratie via ons systeem doen, maar ook bijvoorbeeld via onze systemen eenvoudig met leden communiceren, factureren, lessen plannen, presentie bijhouden, locaties managen, contributies innen of aanmanen. Onze boekhoud- en financiële oplossingen zijn zeer vooruitstrevend en speciaal voor clubs. We leveren ook een website, een ClubApp en de mogelijkheid om nieuwsbrieven te versturen. Elke club kan klein starten en langzaam opwaarderen naar alle functies van ons systeem.’’

AllUnited heeft niet alleen veel ervaring opgedaan in de samenwerking met een tiental andere sportbonden, de onderneming rekent ook al ruim 750 verenigingen, waaronder een flinke reeks turnverenigingen (zoals FlikFlak, Die Haghe en BATO) tot de klantenkring. ,,Die clubs hielden zelfs, omdat ze zo graag met onze producten wilden werken, en bijvoorbeeld een website via ons afnamen, noodgedwongen een dubbele ledenadministratie via DigiMembers bij. Zij hebben vanzelfsprekend erg enthousiast gereageerd op onze verbintenis met de KNGU.’’

,,Uit gesprekken met die clubs, maar ook met potentiële afnemers, hebben we – hoewel er natuurlijk veel én zeer verschillende clubs zijn - een helder beeld gekregen wat gymnastiekverenigingen graag willen. Er zijn er heel veel die graag een goed managementsysteem voor het plannen van de lessen en trainingen willen. Omdat er zoveel vraag naar is, maken wij naast de versie die in het gratis basispakket zit, ook een ge-upgrade versie van die functionaliteit. Dat is een revolutionaire nieuwe lessenplanning, met communicatie en facturatie. Een andere trend die we zien, zeker vanuit de grotere clubs, is dat er meer vraag naar bijzondere dienstverlening komt. Die verenigingen kunnen wij, via het No Worries-pakket, ook echt ontzorgen door bijvoorbeeld de contributies voor ze te gaan innen, lesindelingen te doen en meer. Clubs besteden het saaie werk graag uit, hebben dan meer tijd en menskracht om zich op de sportieve toekomst van de vereniging te richten.’’

thom holmes J2e34 1CVVs unsplash

AllUnited telt 27 werknemers. Op de afdeling development werken acht personen, liefst zestien zitten er op de afdeling support en implementatie. Voor directeur William van Rijn en clubadviseur Rolf de Blanken is dat niet meer dan logisch. ,,We vinden niets belangrijker dan clubs goed te adviseren. Goede begeleiding is, zeker in de fase dat nieuwe modules worden toegevoegd, essentieel. Maar ook nazorg is cruciaal. Wij geven personen die bijvoorbeeld de ledenadministratie met ons systeem gaan doen altijd een 1-op-1 begeleiding. Voor penningmeesters, die alle mogelijkheden van onze applicaties willen doorgronden, organiseren we ook speciale avonden, en er is de mogelijkheid digitaal begeleiding te krijgen. We zijn natuurlijk dagelijks tijdens kantooruren op kantoor beschikbaar, maar bij grote problemen is ook ons supportsysteem dag en nacht bereikbaar.’’

Clubs kunnen een één- of voordelig driejarig contract met AllUnited sluiten. Via www.allunited.nl/gymnastiek/ is het antwoord op veel vragen te vinden. Van Rijn: ,,Maar het blijft sowieso maatwerk, met iedere vereniging bepalen we uiteindelijk welke applicaties men wel of niet wil gaan gebruiken.’’

Club-assistent

Bij Club-assistent zijn ze klaar voor de overstap van een groot aantal gymnastiekverenigingen op de faciliteiten van het bedrijf. ,,We hebben dusdanig veel applicaties geautomatiseerd, dat verenigingen er zo mee aan de slag kunnen, zonder dat ze angst hoeven te hebben voor de overstap. We kunnen niet wachten om verenigingen te ontzorgen.’’

Corné van Hooren, eigenaar van en projectleider bij Club-assistent, heeft goede verwachtingen van de overeenkomst met de KNGU. ,,Omdat we veel verenigingen écht kunnen helpen. Waar DigiMembers alleen een pakket voor ledenadministratie was, bieden wij zoveel meer’’, aldus Van Hooren, die net als een aantal van zijn teamleden actief is als vrijwilliger in het verenigingsleven en weet wat er speelt binnen een club.

Van Hooren somt enthousiast op welke mogelijkheden verenigingen tot hun beschikking krijgen. ,,Een nieuwe website, een app erbij, de mogelijkheid voor leden om in te loggen en zich af te melden voor de lessen en trainingen, een digitale presentielijst voor trainers, de mogelijk een wachtlijst aan te maken, een afgeschermd gedeelte waar de diverse commissies hun notulen en documenten kunnen delen, een sportersvolgsysteem, het narrowcasting-systeem, een poll voor op de website, bovendien is het mogelijk nieuwsbrieven aan te maken en naar verschillende doelgroepen te sturen.’’ Hij zegt nog wel even door te kunnen gaan.

Voor de financiële administratie biedt Club-assistent een koppeling met diverse externe boekhoudsystemen ,,We kunnen bestaande systemen koppelen, of een nieuwe leverancier adviseren. Koppelen met een online boekhoudpakket is niet verplicht, maar heeft wel voordelen. Wil je de boekhouding uitbesteden, dan hebben we ook een partner die ontzorgt.’’ Naast het bescheiden basispakket – een moderne versie van het DigiMembers-aanbod - biedt Club-assistent een compleet verenigingspakket. ,,Het meest complete.’’

Het overschakelen van DigiMembers naar het pakket van Club-assistent is volgens Van Hooren ,,letterlijk binnen een kwartier te regelen. Leden zijn snel overgehaald en zelfs het indelen in groepen is kinderspel. Club-assistent Light omvat het gratis basispakket waar de KNGU naar refereert. Hierop is optioneel support te verkrijgen. Een nieuwe clubwebsite zou in theorie binnen een uurtje operationeel moeten zijn. Kiest men voor onze templates dan is het een kwestie van het logo uploaden en een kleur kiezen en kan men aan de slag. We hebben er bij Club-assistent alles op ingericht, en dusdanig geautomatiseerd, dat we verenigingen maximaal ontzorgen. Clubs hoeven echt niet op te zien tegen dit traject.’’

Het is ook mogelijk Club-assistent een website te laten ontwerpen. ,,Het is mogelijk het design aan ons over te laten’’, aldus Van Hooren, wiens bedrijf met meerdere bonden samenwerkt. ,,Het is trouwens ook mogelijk in die website een volledige webshop te installeren, zodat clubs hun eigen kleding online kunnen verkopen. Ook is het mogelijk een functionaliteit te plaatsen waardoor leden e-tickets kunnen kopen voor bijvoorbeeld een evenement, wedstrijd of clubbarbecue.’’

De helpdesk van Club-assistent biedt tijdens kantooruren snel ondersteuning, via telefoon of het ticketsysteem ,,Feitelijk is 24/7 hulp ook niet nodig. Maar mocht er crisis zijn - dat komt eigenlijk nooit voor -, dan zijn we er!’’

De prijs van het pakket is mede afhankelijk van de grootte van de vereniging, Club-assistent geeft verenigingen die geïnteresseerd zijn bij het eerste contact graag een indicatie. Een tweetal functionaliteiten is optioneel: narrowcasting en het, voor verenigingen die zich met topsport bezig houden, interessante sportervolgsysteem. ,,Niet iedere vereniging zal daar gebruik van maken.’’

Via www.kngu.club-assistent.nl kan meer informatie worden gevonden en een gratis proefversie van de applicaties worden opgevraagd.