Online algemene ledenvergadering (ALV)

UPDATE betreffende online ALV
(scroll naar beneden voor 3 eerdere berichten over dit onderwerp)

NOC*NSF heeft hun advies aangepast over het organiseren van een ALV tijdens de coronacrisis op basis van de Corona-spoedwet. Op deze pagina is meer informatie te vinden over de mogelijkheden van het houden van een ALV, en hoe je bv. een digitale ALV kan houden.

Eerder bericht - 30 april 2020
In het vorige bericht van 21 april 2020 is te lezen dat een digitale ALV mogelijk wordt gemaakt door de noodwet die op 21 april in de Eerste Kamer is aangenomen. De Nederlandse Stichting voor Vereniging en Recht heeft een samenvatting beschreven van deze wet:

De tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is in werking getreden. De wet is van belang voor verenigingen en stichtingen. Deze wet maakt het voor clubs/verenigingen mogelijk om een volledig digitale ALV te houden, ook als dit niet in de statuten is opgenomen. De wet is op 24 april 2020 in werking getreden en is van kracht tot 1 september 2020. 

Samengevat omvat de wet het volgende:

Een ALV waarbij de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering is geldig, op voorwaarde dat:

  1. de ALV via een elektronisch communicatiemiddel voor de leden te volgen is;
  2. de leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld;
  3. de hiervoor bedoelde vragen uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord en deze vragen worden op de website van de vereniging geplaatst of via een elektronisch middel toegankelijk gemaakt voor leden;
  4. het bestuur zich ervoor inspant dat tijdens de vergadering langs elektronische weg vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd (de voorzitter kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering);
  5. het bestuur mag bepalen dat de termijn waarbinnen de jaarlijkse ALV moet worden gehouden (6 maanden na einde boekjaar) met ten hoogste vier maanden wordt verlengd, in welk geval de ALV geen bevoegdheid tot verlenging heeft.

De bepaling genoemd onder punt 5 geldt ook voor stichtingen, waarbij als er een toezichthoudend orgaan is (naast het bestuur) dit orgaan geen bevoegdheid tot verlenging heeft indien het bestuur dit besluit neemt. Tevens is bepaald dat het toezichthoudende orgaan ook volledig digitaal mag vergaderen.

De tijdelijke wet kent terugwerkende kracht vanaf 16 maart 2020, zodat de wet ook geldt voor ALV’s en vergaderingen van toezichthoudende organen die tijdens de coronacrisis in aangepaste vorm al gehouden zijn;

De wet is tijdelijk en beoogt alleen de periode waarin de corona-maatregelen van kracht zijn te bestrijken.

Let op: na de tijdelijke wet keert de oude situatie weer terug. Een volledig digitale ALV zal dan niet meer mogelijk zijn en een gedeeltelijke digitale ALV met digitaal stemrecht alleen wanneer de statuten dit mogelijk maken. Wil je deze mogelijkheid voor de toekomst blijven behouden, dan wordt geadviseerd om de statuten hierop aan te passen als deze daar op dit moment niet in voorzien

Meer informatie is te vinden op de website van de Nederlandse Stichting voor Vereniging en Recht.  

Eerder bericht - 21 april 2020
Veel clubs hebben in de komende weken een algemene vergadering (ALV) gepland. Maar de door het kabinet afgekondigde maatregelen in het kader van de bestrijding van het coronavirus maken het voor clubs voorlopig niet mogelijk om bijeenkomsten en vergaderingen te organiseren. Een noodwet om digitale ALV’s mogelijk te maken is op dinsdag 21 april de Eerste Kamer aangenomen.

 

Er zijn 2 mogelijkheden:
1. De ALV uitstellen tot fysieke bijeenkomsten weer mogelijk zijn. Daarbij heb je wel de mogelijkheid om digitaal af te stemmen/te overleggen over lopende zaken, zonder besluitvorming.
2. De ALV online faciliteren en een proces inregelen hoe de besluitvorming gaat plaatsvinden (dit is ook afhankelijk van wat in de noodwet staat voorgeschreven). Dit werken we de komende week verder uit.

Op de website van NOC*NSF vind je meer informatie over het wel/niet houden van een digitale ALV (deze notitie wordt zo spoedig mogelijk aangepast met de mogelijkheden van de aangenomen noodwet) en een stappenplan om een digitale ALV voor te bereiden en te organiseren.

NOC*NSF is op dit moment in gesprek met aanbieders over de mogelijkheden/tools voor het houden van een digitale ALV. NOC*NSF treedt hierin op als adviseur richting sportbonden en clubs/verenigingen. Dit advies nemen wij in de informatievoorziening aan de clubs mee. Een voorbeeld van een online ALV-tool.

Eerder bericht - 9 april 2020
In het voorjaar staan voor veel clubs de algemene ledenvergaderingen (ALV) op de agenda. Hoe kun jullie als clubbestuurders hiermee omgaan zolang we fysiek niet bij elkaar mogen komen en bijeenkomsten mogen organiseren? Met de huidige technologie is het mogelijk de algemene vergadering digitaal te organiseren. Echter, de Nederlandse wet verbiedt dit nu. Er is een noodwet in de maak, waarover we jullie informeren zodra deze (in april) gereed is. De noodwet ligt al ter besluitvorming in de in de Tweede Kamer. De verwachting is dat er snel een besluit wordt genomen.

Het is wel mogelijk om nu een digitale ALV te organiseren als dit in de statuten van de vereniging is vastgelegd. Ook kan een ALV tot besluiten ‘buiten vergadering’ komen. Voorwaarde is dat dit besluit unaniem door alle leden (of afgevaardigden), met voorkennis van het bestuur, is genomen.

De wet stelt geen eisen aan de wijze waarop bestuursvergaderingen moeten worden gehouden (dit mag digitaal). Het kan echter wel voorkomen dat hierover voorschriften zijn opgenomen in de statuten. In dit artikel staan de mogelijkheden, over wat nu wél kan, duidelijk opgesomd.