We zijn druk bezig om deze nieuwe site te voorzien van alle informatie. Het kan dus zijn dat je tijdelijk wordt doorgestuurd naar de oude website. Heb je nog vragen of ideeën? Gebruik dan het formulier onderaan deze pagina.

Toestemming leden voor fotografie in Digimembers

“Nee, wij hebben nog niet in Digimembers het veld ingevuld per lid, of ze wel of niet toestemming geven voor het gebruik van beeldmateriaal. Hebben jullie misschien een standaardtekst, die wij aan alle leden (en hun ouders) kunnen sturen?” Ja, daar kunnen we zeker mee helpen.

Omdat het best wel om ingewikkelde materie gaat, nog even alle informatie op een rijtje. Het kan overigens zijn dat jouw club deze registratie in Digimembers al voor elkaar heeft. Grote klasse! Dan kun je deze informatie gerust aan je voorbij laten gaan. Het is vooral bedoeld voor de clubs, die nog een slag moeten slaan vóór het nieuwe wedstrijdseizoen.

Zoals je ongetwijfeld weet ben jij als clubbestuurder verantwoordelijk voor het navolgen van de AVG-regels binnen jouw club. Om de toestemming van beeldmateriaal binnen je club goed te registreren, kan jouw ledenadministrateur in Digimembers een nieuw veld aanvinken op de ledenkaart per lid. Hierover hebben jullie al eerder informatie ontvangen. Dit moet vóór 15 september a.s. plaatsvinden, zodat het bij de start van het nieuwe wedstrijdseizoen helder is wie van ál je leden (sporters, juryleden, trainers en coaches enzovoorts) wel of niet op de foto wil. Bij minderjarigen is het uiteraard de wettelijke vertegenwoordiger die dit bepaalt.

Samengevat:

  1. De toestemming van leden om wel of niet op de foto te worden gezet, moet bij de ledenadministrateur kenbaar worden gemaakt. Zo kan de ledenadministrateur dit per lid verwerken op de ledenkaart. Let op: nee en neutraal in Digimembers worden beiden als ‘nee’ beschouwd. Alléén de ledenadministrateur is gemachtigd om deze gegevens te verwerken en/of te wijzigen op de ledenkaart in Digimembers
  2. Alle leden binnen jouw club moeten hiervoor schriftelijk toestemming geven. Als je dit nog niet hebt opgehaald bij jouw leden, kun je daarvoor dit toestemmingsformulier gebruiken. Stuur dit formulier zo snel mogelijk naar alle leden en roep ze op het volledig in te vullen en te retourneren aan de ledenadministrateur.
  3. Heeft een lid niets ingevuld of niets opgestuurd? Of is het jullie niet gelukt om het tijdig (vóór 15 september!) te registeren in Digimembers? Dan betekent dit automatisch dat deze leden geen toestemming hebben gegeven om op de foto/film gezet te worden. Fijn voor de leden die het ook echt niet willen. Wel jammer voor de leden die er helemaal geen bezwaar tegen hebben en die het juist wel heel leuk zouden vinden. Tijdens wedstrijden worden namelijk de deelnemerslijsten uitgeprint en is precies te zien wie wel of niet gefotografeerd/gefilmd mag worden.

 Wil je het toestemmingsformulier mailen naar jouw leden? Gebruik dan onderstaande tekst als uitleg in de mail.

 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> 

 Beste X, misschien heb je wel eens van de AVG-wet gehoord?

 Deze privacywetgeving is bedoeld om jou te beschermen, zodat jouw persoonsgegevens niet op straat komen te liggen. En ook om jou het recht te geven ‘nee’ te zeggen als jij wordt gefotografeerd of gefilmd tijdens gymsportwedstrijden- of evenementen.

Wij willen graag in onze KNGU-ledenadministratie vastleggen of jij wel of niet toestemming geeft om op de foto of film te worden gezet tijdens landelijke-, districts-, of regionale wedstrijden en evenementen. Zo voorkomen we misverstanden. Het zou namelijk vervelend zijn als jij tijdens een wedstrijd ineens wordt gefotografeerd, terwijl je daar helemaal niet op zit te wachten. Maar het zou ook jammer zijn als je wél graag op de foto wil en jouw toestemming is niet goed geregistreerd.

Daarom verzoeken we je bijgaand formulier volledig in te vullen en uiterlijk [datum aangeven] aan onze ledenadministratie retour te mailen. Mail naar: X.

Ben je minderjarig? Laat dan jouw ouders/verzorgers dit formulier ondertekenen.

Alvast heel erg bedankt voor je hulp. Graag tot ziens op de club!

Met sportieve groet,

X (ledenadministratie)

PS Als je het formulier niet invult, komt er automatisch ‘nee’ bij jouw naam te staan. Concreet betekent dit dus dat je geen toestemming hebt gegeven om gefotografeerd te worden tijdens wedstrijden en evenementen van de KNGU. Overigens kun je altijd je toestemming op een later moment intrekken en/of wijzigen en dit bij X (ledenadministratie) kenbaar maken.

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

Heb je nog vragen? Stuur gerust een mail naar DigimembersServicedesk@kngu.nl of bel naar 055 505 8700. We helpen je graag verder. Veel succes!