Leden­administratie­systemen

FAQ

• Wat zijn de kosten van het basispakket en de aanvullende modules?

  Het gebruik van het basispakket van één van deze twee leveranciers is onderdeel van het KNGU-lidmaatschap. Hiervoor betaal je als club geen kosten aan de leverancier. Voor aanvullende diensten sluit je een rechtstreeks contract af met de leverancier. De factuur ontvang je ook rechtstreeks van hen.

  De begeleiding bij het inrichten van jullie clubsysteem en het overzetten van de data wordt verzorgd door de gekozen leverancier, zonder tussenkomst van de KNGU. Voor de begeleiding kunnen kosten berekend worden. Dit is afhankelijk van het door de club aangeleverde bestand en de kennis van IT binnen de club. Informeer vooraf naar de aanleverspecificaties en eventuele begeleidingskosten.

• Communiceren deze twee ledensystemen met andere systemen zoals het aanvragen van beweegdiploma’s, inschrijven wedstrijden etcetera?

  Ja, de gegevens van de leden uit de ledenadministratiepakketten worden via een koppeling aan de KNGU beschikbaar gesteld en kunnen zodoende voor andere processen en systemen gebruikt worden.

• Moeten we als club verplicht een overeenkomst afsluiten bij AllUnited of Club-assistent?

  Ja want de ledenadministratie van de KNGU is via een interface gekoppeld aan deze twee leveranciers, AllUnited en Club-assistent. De koppeling zorgt ervoor dat een aantal handige zaken automatisch geregeld zijn: 

  • De ledenadministratiegegevens van jouw club komen automatisch in het systeem van de KNGU;
  • De factuur voor de KNGU-bondscontributie, die clubs per kwartaal ontvangen, is gebaseerd op een up-to-date uitwisseling van gegevens tussen de club en de KNGU;
  • De sporters van jouw club zijn verzekerd als zij op de club sporten en/of deelnemen aan clubverwante activiteiten, dit geldt ook voor het buitensporten in coronatijd; 
  • De geregistreerde leden mogen deelnemen aan KNGU-wedstrijden;
  • De club voldoet aan de regels rondom accountancy.
• Waarom is het belangrijk dat mijn clubgegevens up to date zijn?

  Het is belangrijk dat jullie contactgegevens actueel zijn, omdat wij jullie graag goed willen ondersteunen bij jullie werkzaamheden en miscommunicaties willen voorkomen. Met actuele en correcte informatie kunnen wij:
  

  • De juiste contactpersoon binnen de club informeren over relevante ontwikkelingen vanuit de KNGU.
  • Gerichte informatie delen over wijzigingen in wet- en regelgeving.
  • Clubs op de hoogte houden van mogelijkheden tot het aanvragen van budgetten of subsidies.
  • Tools en ondersteuning aanbieden die passen bij jullie situatie.

  Kortom: actuele gegevens zorgen ervoor dat wij service op maat kunnen bieden en jullie club optimaal kunnen ondersteunen.  

• Welke bestuursleden moet ik minimaal als lid aanmelden bij de KNGU omdat ze een functie binnen de club uitvoeren?
  In het Huishoudelijk Reglement (hoofdstuk 4.1.04) staat dat clubs hun bestuursleden moeten registreren. Hierbij gaat het onder andere om de voorzitter, secretaris, penningmeester en ledenadministrateur. Daarnaast is het volgens de wetgeving verplicht dat een vereniging minimaal drie bestuursleden heeft. Als een club moeite heeft om voldoende bestuursleden te vinden, kan de KNGU helpen met advies of ondersteuning. 
• Waarvoor wordt het e-mailadres bij clubgegevens gebruikt?

  Het algemene e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt voor service- en ondersteuningsdoeleinden. Hierbij kan je denken aan: 

  • Clubs informeren over nieuws, tools en ontwikkelingen.
  • Clubs ondersteunen bij bestuur vraagstukken. Heb je bijvoorbeeld moeite om het dagelijks bestuur op orde te krijgen? Jouw accountmanager kan je hierbij helpen.   

  Het algemene e-mailadres wordt niet voor commerciële doeleinden gebruikt.  

• Hoe vaak moet ik onze clubgegevens controleren?

  Wij adviseren om wijzigingen direct door te voeren in de ledenadministratie, zodra er veranderingen zijn binnen het bestuur, de contactpersonen of ledengegevens.  

  Twee keer per jaar zie je in jullie ledenadministratiepakket (AllUnited of Club-Assistent) een melding om jullie gegevens te controleren en- of te actualiseren.   

• Wij hebben een nieuw bestuurslid, hoe wijzig ik dit in onze ledenadministratie?

  Het wijzigen of aanmelden van nieuwe bestuursleden kan je doen in jullie ledenadministratiepakket. Een stappenplan voor het aanpassen van gegevens in AllUnited en Club-Assistent vind je hier.

• Onze bestuursleden willen geen e-mails ontvangen op hun prive e-mailadres, hoe kan ik dit oplossen?

  Ons advies is om te werken met functionele e-mailadressen op naam van de club, zoals [email protected], [email protected], [email protected] en [email protected]. Vaak beschikt de club al over een eigen domeinnaam waar deze e-mailadressen eenvoudig onder aangemaakt kunnen worden.  

  Door met clubgebonden e-mailadressen te werken, blijven privé en clubzaken gescheiden. Dit is niet alleen prettig voor bestuursleden, maar ook belangrijk voor professionaliteit, continuïteit (bij bestuurswisselingen) en de veiligheid van gegevens. Het gebruik van functionele e-mailadressen helpt de club om de communicatie met leden en andere partijen goed en veilig te organiseren. 

• Wat moeten we doen als een bestuursfunctie tijdelijk vacant is?

  In de praktijk worden taken in zo’n situatie vaak tijdelijk overgenomen door een ander bestuurslid. Het advies is om dit bestuurslid als ad interim te registreren op de betreffende functie. Zodra er een nieuw bestuurslid is gevonden, kan deze registratie eenvoudig worden aangepast. Zo blijft de vereniging correct ingericht en kunnen processen gewoon doorgaan.