Functieomschrijving bestuursleden
Een sportvereniging is, zoals de naam al doet vermoeden, een vereniging. Wat betekent dit voor de club en de leden? Hoe kun je een vereniging oprichten, fuseren of stopzetten? Mag iedereen lid worden van een vereniging? Op de website van NOC NSF vind je alle informatie aan welke wetten, voorwaarden en regels een vereniging moet voldoen.
Daarnaast wordt er ook aandacht besteed aan andere rechtsvormen dan de vereniging, die voor jouw club wellicht ook interessant kunnen zijn.
Ook vind je informatie over het bestuur, de verschillende rollen en taken met bijhorende functieomschrijvingen.
taken
De voorzitter: leiderschap en uithangbord
De voorzittersfunctie heeft in principe drie belangrijke taken. Allereerst is er emotioneel en inhoudelijk leiderschap. Leiderschap betekent voorop gaan in de strijd en het maken en doen uitvoeren van 'onmogelijke' keuzes. Leiderschap zorgt er voor dat de andere leden bereid zijn een stapje harder te lopen. De tweede taak is extern gericht. Een groot deel van de voorzittersfunctie is het vertegenwoordigen van de vereniging. Hij of zij is het uithangbord voor andere verenigingen, de gemeente en sponsoren. Het derde taakveld is het intern 'managen' van de organisatie. De voorzitter leidt vergaderingen maar moet ook kijken naar de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie. Ook belangrijk is de motiverende functie van een voorzitter, waaronder het tonen van waardering en het geven van het goede voorbeeld.
Voorbeelden van taken:
- Leiden van de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur;
- Leiden van het bestuur (initiatieven nemen, coördineren en doen uitvoeren van bestuurswerkzaamheden);
- Vertegenwoordiging van de organisatie naar binnen en buiten.
De secretaris: het geheugen én het geweten van de club
De secretarisfunctie bestaat eveneens uit meerder onderdelen. Allereerst is de secretaris het geheugen van de organisatie, zowel op de korte als de lange termijn. Concreet betekent dit notuleren, actielijsten maken, administreren (ledenadministratie) en archiveren. Ten tweede moet de secretaris zorgen voor het geweten van de organisatie. Hij of zij moet zich bijvoorbeeld steeds afvragen: corresponderen onze plannen wel met de uitgangspunten van de vereniging? Tot slot bewaakt de secretaris de procedures.
Voorbeelden van taken:
- Brieven en andere stukken schrijven namens de organisatie;
- Archiveren van ontvangen brieven en bewaren afschriften van verzonden brieven;
- Verslagen en notulen maken van de diverse vergaderingen, zoals de vergadering en de bestuursvergaderingen. Deze taak kan gedelegeerd worden aan een griffier of notulist;
- Bijhouden van de ledenlijst. Ook deze taak kan hij of zij delegeren.
De penningmeester: planning maar geen controle
De penningmeesterfunctie omvat de financiële planning (bijvoorbeeld het maken van een begroting), administratie en verantwoording. Kortom de hele cyclus. Gekoppeld aan de penningmeesterfunctie, maar absoluut in een andere persoon, is de controle van de financiële administratie. Meestal gebeurt dit door een kascommissie of een onafhankelijke derde. De beschreven functies kunnen verdeeld worden over verschillende personen. Zo kan de secretaris de ledenadministratie door een tweede secretaris laten doen en kan de penningmeester de feitelijke financiële administratie uitbesteden aan een administratiekantoor. Zelfs de voorzitter kan zijn taak verlichten door bijvoorbeeld het voorzitten van de vergaderingen aan een ander over te laten.
Voorbeelden van taken:
- Bijhouden van de kas en het beheren van de bankrekeningen;
- Doen en ontvangen van betalingen;
- Bijhouden van kas- en bankboek;
- Maken van het financieel jaarverslag;
- Bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting.
Karaktereigenschappen en kwaliteiten
De voorzitter: liefde voor de sport en open persoonlijkheid
De belangrijkste eigenschap van een voorzitter is dat hij of zij om de sport geeft. Clubs hebben niks aan voorzitters die geen affiniteit hebben met de desbetreffende sport. Dat is de voorwaarde voor leiderschap! Verder is een goede voorzitter open, benaderbaar voor de leden en in staat om in gewone taal uit te leggen waarom de contributie wordt verhoogd of waarom er zoveel geld naar de jeugdafdeling gaat. Bovendien weet een goede voorzitter van de meeste leden hoe het met ze gaat. De externe functie vraagt van de voorzitter de kunst om de club ook objecties te kunnen beoordelen zodat hij of zij kan inschatten hoe derden (gemeenten, sponsors, potentiële leden) tegen de club aan kijken. De voorzitter is het aanspreekpunt voor derden en in het contact met hen is commercieel en politiek gevoel onmisbaar.
De secretaris: punctueel en systematisch
Voorzitter en secretaris moeten elkaar aanvoelen en aanvullen. Waar de voorzitter vaak creatieve ideeën heeft, is het aan de secretaris om die te toetsen aan het algemene clubbeleid. Hij of zij moet in structuren kunnen denken en zal punctueel en systematisch moeten zijn. Het is de secretaris die de bestuurs- en clubafspraken vastlegt en dat moet op een manier gebeuren die voor opvolgers begrijpelijk is. De secretaris zal ook in staat moeten zijn om veel werk te delegeren. Het secretariaat loopt namelijk altijd het risico om de verzamelbak van alle goede ideeën te worden.
De penningmeester: financiële achtergrond vaak onontbeerlijk
In tegenstelling tot de voorzitter is het bij de penningmeester minder noodzakelijk, en in sommige gevallen zelfs niet wenselijk, dat deze met hart en nieren om de sport geeft. Van de drie basisfuncties is die van de penningmeester het meest inhoudelijk. Bij een kleine club zal hij of zij vooral accuraat moeten kunnen werken, bij een (middel)grote club moet de penningmeester toch echt wel een financiële achtergrond hebben. Als de administratie is uitbesteed, is een financiële achtergrond minder belangrijk omdat de accountant kennis van zaken heeft. Als laatste punt geldt dat een goede penningmeester integer is en op een fatsoenlijke en eerlijke manier ´nee´ kan zeggen als het budget geen uitgaven meer toelaat.