All United
Instructies voor het uitwisselen van Club- en bestuurdersgegevens met de KNGU
Clubgegevens en bestuurders
Clubgegevens uitwisselen
- Ga naar ‘Systeembeheer’ > ‘Instellingen’ > ‘Systeeminfo’ om de gegevens van je club te beheren.
- Pas de velden aan met de informatie die je wilt bijwerken voor de KNGU.
- Klik op ‘Bewaren’ of ‘Bewaren en terug’ om de wijzigingen op te slaan. De bijgewerkte gegevens worden automatisch gedeeld met de KNGU.
Belangrijk: Zorg dat het middelste telefoonnummerveld is ingevuld. Zonder dit veld kan de informatie niet uitgewisseld worden met de KNGU.
Clubbestuurdersgegevens uitwisselen
- Beëindig de functie van de vertrekkende functionaris:
a. Ga als ledenadministrateur naar de relatiekaart van de oude functionaris, open het tabblad ‘Functies’ en vul de einddatum in. - Voeg de functie van de nieuwe functionaris toe:
a. Ga naar de relatiekaart van de nieuwe functionaris, open het tabblad ‘Functies’, voeg de juiste functie toe en vul de startdatum in.
3. Vanaf de ingangsdatum wordt deze informatie automatisch uitgewisseld met de KNGU, zodra de interface wordt opgestart en de berichtenverwerking met de KNGU plaatsvindt.
Tip: Bij ‘Functies’ > ‘Instellingen’ > ‘Instellingen bond’ kun je functie-specifieke e-mailadressen invoeren. Deze e-mailadressen worden dan gedeeld met de KNGU. Als een functie geen speciaal e-mailadres heeft, wordt automatisch het privé-e-mailadres van de functionaris doorgezet, maar dit geldt alleen voor functies die gekoppeld zijn aan KNGU-functies.
Disciplines
De meeste clubs werken met lessen in All United. Je kunt de lessen in combinatie met de bondscategorie controleren zodat je geen interface foutmelding zoals "Geslacht komt niet overeen met discipline". Dit kan je het makkelijkste doen via Interfacebond > instellingen voor koppelingen met de bond. Mocht je niet bij dit instellingsscherm kunnen, dan heb je onvoldoende rechten. Systeembeheerders en de meeste ledenadministrateurs kunnen hier in elk geval bij.
Meest voorkomende situatie bij clubs die werken met lessen:
Jullie werken met lessen die gekoppeld zijn aan een of meerdere lestypes, waarbij de gekoppelde KNGU discipline zal verschillen per les ongeacht het bovenliggende lestype. Daarnaast werken jullie ook met de activiteit KNGU, maar dit betreft leden die ofwel een les volgen ofwel een functie hebben die met de KNGU uitgewisseld wordt.
Stappenplan:
- Zorg dat er geen gekoppelde discipline staat in het blok Activiteiten - Categorieën
- Zorg dat er geen gekoppelde discipline staat in het blok Lestypes (Let op: Bond ID moet wel gevuld blijven met KNGU)
- Zorg dat bij het blok 'Lessen' alle lessen die jullie aanbieden, gekoppeld staan aan de juiste discipline
- Kijk ook bij het blok functies of jullie functies juist gekoppeld staan aan de juiste bondsfunctie en of het eventuele bijbehorende e-mailadres ingevuld staat.
Minder voorkomende situaties:
De club werkt niet met lessen
Mochten jullie niet werken met lessen en de leden alleen uitwisselen aan de hand van een activiteit, zorg dan dat de juiste discipline gekoppeld wordt in het blok Activiteiten - Categorieën
De club werkt met lessen maar met lestypes die gelijk staan aan de bijbehorende KNGU disciplines
Mocht dit het geval zijn dan kan je het best de displine koppelen op grond van lestype. Dan is het niet nodig om dit ook nog per les te doen.
Het enige wat je bij bovenstaande stappen hoeft te doen is kijken wat voor les je aanbiedt en welke discipline van de KNGU hier het meest overeenkomt. Een overzicht uit de te maken keuzes vind je hieronder.
N.B. Turnen is een gescheiden discipline per geslacht bij de KNGU. Dus werken jullie met een gemengde les dan kan het best ofwel 'Het jonge kind' (als het lessen betreft voor jonge kinderen) of 'Gymsport' gekozen worden.