Crisis binnen de club.
Wat nu!?
Je hoopt dat het nooit gebeurt. Maar stel nou dat er binnen je gymclub ineens een crisissituatie ontstaat. Waar hebben we het dan over? En hoe houd je als clubbestuurder grip op de situatie? Hieronder vind je tips en een routekaart, die je houvast bieden ten tijde van een crisis. Want, hoe beter je je voorbereidt, hoe meer regie je hebt.
Praat erover
In eerste instantie zijn er veel ‘crisissituaties’ op te lossen binnen de club. Door gesprekken met elkaar te voeren en/of de Vertrouwenscontactpersoon van je club te betrekken, kom je vaak al een heel eind.
Kom je er intern niet met elkaar uit? Neem dan contact op met de vertrouwenscontactpersoon van de KNGU. Zij denken met je mee en bieden een luisterend oor. Samen zoek je naar een oplossing.
Ernstige situaties
Er kan ook sprake zijn van een dermate ernstige situatie, waarbij de veiligheid van je leden in het geding is. Denk aan een misdrijf, waarbij acute actie noodzakelijk is. Dan moet je als clubbestuurder alle zeilen bijzettenen en proberen je hoofd koel te houden. Maar waar begin je? Hoe zorg je ervoor dat je als clubbestuurder adequaat en efficiënt de crisis bezweert?
Clubbestuurder Arthur Haasbroek ondervond dit aan den lijve. Zijn club, Gymsport Leiden, maakte in 2022 een heftige crisis mee. Het vormde de aanleiding voor een 'handreiking crisisplan’. Speciaal voor elke clubbestuurder stelde Haasbroek in samenwerking met enkele betrokken partijen de 10 principes op. Doe er je voordeel mee, want voorkomen is beter dan genezen.
10 principes ter preventie en hantering van een crisis op de club
1. Principe van verantwoordelijkheid
Neem als bestuurder je verantwoordelijkheid om de crisis te managen. Wees je bewust van je rol en treed kordaat op. Maak keuzes en besluit waar je wel of niet over gaat.
2. Principe van een scenario
Bereid je als bestuurder voor op een mogelijke crisis door in ieder geval de routekaart voor je club in te vullen. Denk hierbij in scenario’s.
3. Principe van kennis
Zorg dat je kennis op orde is. Inventariseer de competenties die er zijn binnen de (kader)leden van je club. Wie is goed in wat, in tijden van een crisis? Denk aan interne communicatie naar doelgroepen, leden en ouders maar ook externe communicatie: contactpersoon voor hulpdiensten en een woordvoerder media.
4. Principe van organiseren
Organiseren, weet hoe je het gaat doen. Maak een kernteam en maak afspraken. Hoe gaan we het doen?
5. Principe van netwerk
Je netwerk is cruciaal. Met wie heb of krijg je te maken in tijden van een crisis? En hoe bereik je ze? Verzamel de juiste hulptroepen, zie ook de routekaart.
6. Principe van verwachting
Welke verwachtingen heb je van anderen? En wat kunnen zij verwachten van jou? Wees transparant en doe geen aannames. Bewaak verwachtingen. Kun je alles waarmaken?
7. Principe van operationaliseren
Benoem duidelijk wie wat doet in het bestrijden van de crisis (wie, wat en wanneer).
8. Principe van communiceren
In elke crisissituatie is communiceren cruciaal. Zowel intern als extern is het belangrijk dat je iedereen goed informeert over de gang van zaken. Niet alleen op inhoud, maar ook op proces niveau. Wie moet wanneer welk bericht ontvangen en wat is de inhoud van het bericht.
9. Principe van aandacht
Wie krijgt op welk moment aandacht in de crisis? Zijn het de slachtoffers, daders, ouders, media, enz. De juiste aandacht voor de juiste partij is van groot belang. Gebruik je hoofd en je hart.
10. Principe van registreren
Documenteren is essentieel. Leg zoveel mogelijk vast in de crisissituatie. Noteer acties, besluiten en bewaar documenten. Maak waar mogelijk een logboek.
Crisis!? Bereid je voor
Voorkom paniek. Bereid je voor. Vul voor jouw eigen club de routekaart in. Op deze routekaart breng je alle belangrijke hulpdiensten en contactpersonen in kaart, die je moet inschakelen. Zorg dat het ingevuld klaarligt, mocht zich een crisissituatie voordoen. Het helpt en biedt houvast in een turbulente tijd.
Eerste hulp bij een crisis:
1. Intern oplossen: praat erover.
2. Sparren met de vertrouwenscontactpersoon/bond kan altijd! De VCP van de KNGU staat altijd voor je klaar. Schroom niet deze hulplijn actief in te zetten.
3. Is de acute veiligheid van de leden in het geding? Bij een acute noodvraag schakel altijd de hulpdiensten in. Volg je routekaart.
Lees hier hoe de 10 principes van clubbestuurder Arthur Haasbroek tot stand zijn gekomen.